1. Laminació (laminació)
Què és laminació?
Laminar (també anomenat laminació) consisteix a col·locar documents en una pel·lícula laminant i després utilitzar un laminador per escalfar -los i pressionar -los junts, "segellar" el paper dins de la pel·lícula. Aquest mètode és impermeable, la prova de les arrugues - i la llàgrima - resistent.
Tipus de document adequats:
Certificats, premis
Targetes d'empleats, permisos de treball
Menús, materials de formació
Avantatges:
WaterProof, Stain - resistent i Fold - resistent
Aspecte més fort i refinat
Baix cost i fàcil d’utilitzar
2. Carpetes de fitxers i organitzadors de fitxers
Hi ha molts tipus de carpetes de fitxers:
Dos - Ring Binders / Three - Enquadernadors d'anells
Bosses Ziplock
Inseriu els organitzadors de fitxers
Tipus de document adequats:
Informes, contractes, normes i regulacions
Materials del projecte, acta de reunió
Tots els tipus de documents de paper A4
Avantatges:
Classificació clara i arxiu fàcil
Reutilitzable
Cost assequible i una varietat d’estils
3. Exploració electrònica i còpia de seguretat
Descripció del mètode:
Utilitzeu un escàner o una càmera per convertir els documents de paper en versions electròniques i guardeu -les a un servei de núvol, unitat USB o servidor d’empresa. Combinació recomanada:
Paper doble i emmagatzematge electrònic
Fitxers comprimits xifrats, control d'accés
Avantatges:
Evita la pèrdua i el dany
Fàcil de trobar i compartir
Estalvi d’espai de paper
4. Bosses de fitxers impermeables/bosses a prova de foc
Apte per a:
Portant documents importants en moviment
Emmagatzemar els documents de llarg termini -
Avantatges:
Material impermeable i a prova de foc
Segell de cremallera fort
Alguns amb panys combinats per a una seguretat afegida
5. Bosses/caixes de fitxers segellats
Usos:
Apte per emmagatzemar documents categoritzats pesants o multi -, com ara contractes, documents de client i fitxers de personal.
Característiques:
Gran capacitat
Es pot etiquetar i classificar -se
Diversos materials: paper, plàstic, tela d’Oxford, etc.
6. Documents confidencials de trituració
A més de protegir els documents, també és important aprendre a destruir -los amb seguretat. Els documents d’empreses confidencials o privades no s’han de descartar descuidadament; S’han de triturar.